Coronavirus og den ordinære generalforsamling

Forsamlingsforbud

Regeringen har netop vedtaget et lovforslag om ændring af epidemiloven, som giver sundheds- og ældreministeren mulighed for at udstille forbud mod afholdelse af større forsamlinger, arrangementer, begivenheder m.v. Det forventes, at grænsen i første omgang bliver sat til 100 personer i overensstemmelse med regeringens seneste anbefaling, men loven giver ministeren ret til løbende at justere grænsen. Loven træder i kraft på det tidspunkt den bekendtgøres i lovtidende, men det forventes, at forsamlingsforbuddet skal have virkning fra mandag den 16. marts 2020.

Pligt til at afholde ordinær generalforsamling og indberette årsrapporten

Det følger af selskabsloven, at den årlige generalforsamling skal afholdes i så god tid, at selskabets årsrapport kan godkendes og indberettes inden indberetningsfristen. Årsregnskabsloven fastsætter derudover, at indberetningsfristen for årsregnskabet for de fleste selskaber er 5 måneder fra regnskabsårets udløb. For børsnoterede selskaber er fristen 4 måneder fra regnskabsårets udløb.

Da de fleste selskaber i Danmark har kalenderåret som regnskabsår, vil indberetningsfristen for de fleste selskaber være den 31. maj 2020, og for børsnoterede selskaber med kalenderåret som regnskabsår den 30. april 2020.

Hverken selskabsloven eller årsregnskabsloven indeholder hjemmel til at udskyde fristen for afholdelse af generalforsamlingen eller indberetning af årsrapporten. Men den netop vedtagne ændring af epidemiloven giver sundheds- og ældreministeren mulighed for at dispensere fra fristen for indsendelse af årsrapport, hvis pligten til rettidig indsendelse er umulig eller uforholdsmæssigt vanskelig på grund af bl.a. forsamlingsforbuddet. Hvordan denne dispensationsordning vil komme til at fungere i praksis, vides på nuværende tidspunkt ikke.

Aflysning af generalforsamlingen

Det første spørgsmål man skal stille sig er, om en indkaldt generalforsamling bør aflyses. Dette afhænger af antallet af deltagerne, dvs. antal af kapitalejere, ledelsesmedlemmer og andre deltagere på generalforsamlingen.

Det er den øverste ledelses ansvar at vurdere, om en generalforsamling bør aflyses. Hvis antallet af deltagere overstiger den forventede grænse på 100 personer, vil ledelsen være forpligtet til at aflyse generalforsamlingen. Aflysningen kan ske helt op til generalforsamlingens start. Ledelsen kan også, selvom der deltager under 100 personer, være forpligtet til at aflyse generalforsamlingen, f.eks. hvis afholdelsen vil påføre deltagerne en konkret fare, eller de fleste deltagere ikke vil kunne deltage.

Aflysning kan ske helt op til generalforsamlingens start, men det er en god idé allerede nu at tage stilling til spørgsmålet og samtidig overveje, om generalforsamlingen kan afholdes på anden vis, så en aflysning ikke er nødvendig.

Fuldstændig elektronisk eller delvis elektronisk generalforsamling i stedet for aflysning eller udskydelse

Selskaber kan kun afholde en fuldstændig elektronisk generalforsamling, hvis dette følger udtrykkeligt af selskabets vedtægter. Hvis det gør det, skal oplysninger herom fremgå af indkaldelsen. Hvis vedtægterne ikke indeholder en sådan bestemmelse, kan selskabets ledelse ikke beslutte, at den kommende generalforsamling skal afholdes fuldstændigt elektronisk.

Det er derimod muligt at afholde en delvis elektronisk generalforsamling, så selskabets deltagere enten kan deltage og stemme elektronisk eller møde fysisk. Dette forudsætter dog, at det fremgår af indkaldelsen, hvordan deltagerne kan tilmelde sig den elektroniske deltagelse, og hvordan den elektroniske generalforsamling vil blive gennemført, herunder hvordan der afgives stemmer.

Man skal dog også her være opmærksom på indkaldelsesvarslet, som følger af selskabets vedtægter eller selskabsloven.

Problemet bliver aktuelt for de generalforsamlinger, som allerede er indkaldte. Hvis fristen for rettidig indkaldelse endnu ikke er udløbet, kan selskabets ledelse supplere eller ændre den allerede udsendte indkaldelse med de påkrævede oplysninger. Hvis indkaldelsesfristen derimod allerede er udløbet, vil det formentligt ikke være muligt at afholde generalforsamlingen fuldstændig elektronisk, selvom dette er muligt efter vedtægterne, men man vil formentligt kunne tilbyde både elektronisk og fysisk deltagelse, samt opfordre deltagerne til at benytte sig af de elektroniske muligheder.

Er der pligt til at deltage i generalforsamlingen, og er det muligt at afskære deltagere fra at deltage?

Ingen kapitalejer er forpligtet til at deltage i generalforsamlingen, men hvis man vælger ikke at deltage, mister man selvfølgelig også sin stemmeret og indflydelse på denne generalforsamling medmindre man afgiver gyldig fuldmagt. Derimod er de ledelsesmedlemmer, som skal aflægge ledelsesberetning og fremlægge årsrapporten, forpligtede til at deltage på generalforsamlingen, og i visse tilfælde er selskabets revisor også forpligtet til at deltage.

Som udgangspunkt kan selskaber ikke afskære kapitalejere, ledelsesmedlemmer eller selskabets revisor fra at deltage i den ordinære generalforsamling. Det må dog antages, at det er muligt konkret at afskære en deltager, som har åbenlyse symptomer på smitte, er i hjemmekarantæne eller inden for de sidste 14 dage har været i et højrisikoområde. I så fald anbefales det at give vedkommende mulighed for at stemme elektronisk eller via fuldmagt.

Praktiske foranstaltninger for at afholde generalforsamlingen med mindst mulig sundhedsrisiko

For det første bør mulighederne for at afholde en fuldstændig elektronisk generalforsamling undersøges. Hvis dette ikke er muligt, fordi selskabets vedtægter ikke indeholder denne mulighed, bør muligheden for en delvis elektronisk generalforsamling undersøges.

Derudover kan selskabet opfordre kapitalejerne til at møde ved fuldmagt eller brevstemme. Selskabet har mulighed for at forlænge fristen for afgivelse af brevstemme og fuldmagt helt ind til dagen for generalforsamlingen, også selvom der følger en anden frist af indkaldelsen til generalforsamlingen.

Desuden kan det være en god ide at indføre et webcast, så kapitalejerne kan følge generalforsamlingen uden fysisk at være til stede.

Endelig bør generalforsamlingen gennemføres så tidseffektivt som muligt, og fysiske deltagere bør holde afstand til hinanden.

For selskaber, som alene har et overskueligt antal af kapitalejere, kan det derudover være en mulighed at holde generalforsamlingen under fravigelse af frist- og formkrav, hvis samtlige kapitalejere er enige herom. Hvis alle kapitalejere er enige, kan generalforsamlingen altså afholdes som en såkaldt skrivebordsgeneralforsamling helt uden fysisk eller elektronisk afstemning. Børsnoterede aktieselskaber kan dog ikke benytte sig af denne mulighed.

IUNO mener

Hos IUNO mener vi, at coronavirus udbruddet skal tages alvorligt, og at det er vigtigt at følge de offentlige påbud. Samtidig skal forretningen fortsætte så normalt som muligt. Vi står altid klar til at hjælpe din virksomhed med at komme bedst muligt igennem denne svære tid og vil til hver en tid kunne hjælpe dig med afholdelse generalforsamlingen og godkendelse af årsrapporten på den mest sikre måde for at mindske sundhedsrisikoen.