Hvordan takler din virksomhed dårlige betalere?

Er det et problem, din virksomhed kender til? Så er det en god idé en gang for alle at få overblik over inkassoreglerne og lave en intern procedure for, hvornår man skal reagere, og hvordan man skal gøre det. Der er nemlig ikke noget værre end at bruge sin sparsomme tid og kræfter på at få en kunde til at betale sin regning – for selvfølgelig skal kunden betale.

Lovgivningen forsøger at kompensere for virksomhedens ekstra omkostninger ved at tillade, at virksomheden opkræver gebyrer ved inddrivelsen, men det er ofte et lille plaster på såret, og gebyrernes (beskedne) størrelse kan meget sjældent dække virksomhedens omkostninger. Samtidig er det en jungle at finde rundt i de mange regler, som kan tage pusten fra de fleste. Men bare rolig, vi hjælper dig med den her lille miniguide over reglerne.

Overblik over inkassosagens gang

Inden man finder den inkassoprocedure, som passer til ens virksomhed, bør man kende reglerne. Når virksomheden ser, at en kunde ikke har betalt sin regning, vil inkassoproceduren ofte foregå i tre trin:

1. Der sendes 1-3 rykkere; den sidste rykker skal indeholde et inkassovarsel
2. Der sendes et inkassobrev
3. Der indgives et betalingspåkrav til fogedretten

Det er virksomhedens helt eget valg, om den vil sende 1, 2 eller 3 rykkere. Det er et spørgsmål om, hvor lang snor kunden skal have. De eneste to krav er, at der a) altid skal gå 10 dage, inden man sender en ny rykker, og b) at den sidste rykker skal indeholde et varsel om, at sagen snart ryger til inkasso.

Derefter kan sagen overgå til inkasso, og det skal kunden have at vide i et inkassobrev. Samtidig skal kunden have 10 ekstra dage til at betale. Hvis kunden stadig ikke har betalt efter de 10 dage, kan fogedretten involveres.

Når man beder fogedretten om hjælp, skal man indgive et betalingspåkrav. Man skal bruge den blanket, som findes på www.domstol.dk under ”Selvbetjening – blanketter – inkasso”.

Hvis inkassoprocessen er effektiv, kan man nå til betalingspåkravet efter 50-60 dage.

Det er virksomheden, som helt selv styrer, om inkassoprocessen skal varetages af et advokatfirma / et inkassobureau, eller om man vil klare det internt. Mange virksomheder vælger en kombination, hvor de selv udsender rykkerne og derefter overgiver sagen til en ekstern rådgiver.

Renter og gebyrer

Okay, så langt så godt. Men hvor meget må man så opkræve fra kunden i renter og gebyrer? Hvordan finder man rundt i junglen af love, regler og begreber? Og hvad er egentlig forskellen på rykkergebyr, inkassogebyr, inkassoomkostninger, renter og så videre?

Det kan du få overblik over i dette skema, som viser, hvornår og hvor meget virksomheden kan kræve i renter og forskellige gebyrer. Vær opmærksom på kommentarerne, som er markeret med stjerne.

NB! Renteloven blev ændret med virkning fra 1. marts 2013. Skemaet gælder krav, der skulle betales efter denne dato

IUNOs anbefaling til en intern inkassoprocedure

IUNO anbefaler, at alle virksomheder, som ind imellem kæmper med dårligere betalere, tager stilling til, hvordan de vil forholde sig, når en kunde ikke betaler.

Det første, man kan overveje, er, om – og i givet fald hvornår – en sag overgives til ekstern inkasso. Mange virksomheder vælger selv at tage sig af rykkerne og lader et inkassobureau eller en advokat tage over, hvis kunden stadig ikke betaler.

Det andet, man skal tage stilling til, er, om man vil sende 1, 2 eller 3 rykkere. Dette er en afvejning mellem flere hensyn – for eksempel ressourcer, effektivitet og signalværdi over for kunderne. Her er der ingen facitliste. Virksomheden skal også sørge for, at den sidste rykker indeholder et inkassovarsel. Man kan for eksempel spørge sin advokat, om han/hun har et eksempel på rykkere med og uden inkassovarsel, som virksomheden kan få lov til at bruge.

Til sidst kan det være en god ide at have et system, som minder en om, hvornår det er tid til at sende en ny rykker, et inkassobrev og så videre. Dette er især vigtigt, hvis man har flere inddrivelser kørende på samme tid. Man kan enten gøre det på den komplicerede måde med store, smarte computersystemer skabt til formålet, eller man kan vælge noget så simpelt som en påmindelse i kalenderen.

Og nu er der vist bare tilbage at ønske rigtig god vind i sejlene med inddrivelsen og med inkassoproceduren.

Hvis din virksomhed har brug for juridisk assistance, kan I altid kontakte IUNO, så hjælper vi med det vons.