Nye krav til opbevaring af erhvervsmæssige dokumenter fra årsskiftet

Den 1. januar 2021 træder dele af den såkaldte ”kontrolpakke” i kraft. Kontrolpakken indeholder en lang række nye regler, som har til formål at styrke selskabs- og regnskabskontrollen. Kontrolpakken indeholder ændringer til blandt andet selskabsloven, årsregnskabsloven, revisorloven og erhvervsvirksomhedsloven.

Krav om opbevaring i mindst fem år

Fra regnskabsår der begynder den 1. januar 2021 eller senere, skal danske selskaber opbevare deres selskabsdokumenter efter nye krav. Et af kravene er, at dokumenterne skal opbevares i minimum fem år fra udgangen af det regnskabsår, hvor dokumentet er udarbejdet.

For virksomheder som er omfattet af erhvervsvirksomhedsloven, gælder der tilsvarende krav om at opbevare virksomhedsdokumenter i minimum fem år. Enkeltmandsvirksomheder er undtaget fra de nye krav.

Hvilke dokumenter skal opbevares?

Begrebet ”selskabsdokumenter” omfatter de dokumenter og bilag, som selskaber er forpligtede til at udarbejde efter selskabsloven. Der er tale om en bred definition, der blandt andet omfatter stiftelsesdokumenter, vedtægter, forretningsorden, generalforsamlingsprotokollater, dokumentation om ejerforhold, ejerbog og dokumentation for indbetaling af selskabskapital.

Kravet til opbevaring gælder ikke kun de dokumenter, som selskabet selv udarbejder, men også dem der er lavet af eksterne rådgivere såsom revisorer eller advokater. Desuden omfatter kravet også frivilligt producerede bilag såsom dokumenter af økonomisk eller regnskabsmæssig karakter.

Virksomheder omfattet af erhvervsvirksomhedsloven skal i vidt omfang opbevare de samme typer af dokumenter.

Hvordan skal dokumenterne opbevares?

Dokumenterne skal opbevares, så de uden vanskeligheder kan gøres tilgængelige for offentlige myndigheder. Opbevaring kan ske fysisk eller elektronisk, og der gælder intet krav om, at det er de originale dokumenter, som skal gemmes. For fysiske kopier gælder det dog, at dokumenterne skal opbevares i Danmark.

Det er vigtigt at have for øje, at reglerne også gælder, hvis et selskab ophører med at eksistere, for eksempel ved likvidation eller opløsning ved erklæring. I disse tilfælde vil det altså fortsat være nødvendigt at opbevare dokumenterne for det lukkede selskab i en årrække efter nedlukningen.

Risiko for bødestraf og tvangsopløsning

I tilfælde af manglende eller mangelfuld opbevaring af dokumenterne kan ledelsen straffes med bøde, og i yderste konsekvens kan Erhvervsstyrelsen vælge at tvangsopløse selskaber og virksomheder, der ikke følger reglerne.

IUNO mener

IUNO anbefaler, at ledelsen i alle danske selskaber og virksomheder allerede nu begynder at forholde sig til de nye krav.

Det er særligt vigtigt, at ledelsen sikrer sig, at dokumenterne opbevares forsvarligt og på betryggende vis. Hvis dokumenterne opbevares elektronisk, anbefaler IUNO, at der løbende laves en sikkerhedskopi, også hvis dokumenterne opbevares i skyen. Opbevares dokumenterne derimod fysisk, anbefaler IUNO, at der laves tiltag, der sikrer, at dokumenterne i rimeligt omfang er beskyttet mod brand, tyveri og lignende

[Lov om ændring af årsregnskabsloven, selskabsloven, lov om visse erhvervsdrivende virksomheder, revisorloven og forskellige andre love af 19. maj 2020]