Videoovervågning på arbejdspladsen
Databeskyttelsesforordningen gælder også ved videoovervågning, men mange virksomheder introducerer ikke de nødvendige sikkerhedsforanstaltninger, når der bliver introduceret overvågning på arbejdspladsen. For nylig pålagde det tyske datatilsyn en tøjvirksomhed en bøde på 35.3 millioner euro for ulovlig overvågning af medarbejdere. Samme virksomhed bliver, sammen med en anden virksomhed, nu undersøgt nærmere af det svenske datatilsyn.
Selvom mange medarbejdere måske ikke har noget imod brug af videoovervågning på arbejdspladsen af sikkerhedshensyn eller andre årsager, skal de nødvendige sikkerhedsforanstaltninger altid iværksættes for at undgå misbrug til uventede eller helt andre årsager, som for eksempel markedsføringsformål eller overvågning af medarbejdernes præstation.
I Danmark, Sverige og Norge er videoovervågning en kontrolforanstaltning over for medarbejderne. Udover at sørge for at overholde de gældende databeskyttelsesregler, skal virksomheder derfor også først og fremmest sørge for at overholde nationale regler og begrænsninger før der iværksættes overvågning på arbejdspladsen. Forpligtelser kan omfatte, men er ikke begrænsede til, krav til forudgående information til medarbejderne, at overvågningen ikke må være krænkende over for medarbejderne, men kan også udløse krav til forhandling.
Derudover gælder der begrænsninger under de forskellige regelsæt i de nordiske lande i forhold til hvor længe optagelserne kan opbevares. Optagelser skal aldrig opbevares længere end nødvendigt, men i Danmark er udgangspunktet normalt 72 timer, mens hovedreglen i Sverige er 3 dage og for Norge bør optagelserne ikke gemmes i mere end én uge. Når der er tale om optagelser til kriminalitetsforebyggende formål, må opbevaringsperioden ikke overstige 30 dage i alle tre lande. Virksomheder skal i alle tre lande være opmærksomme på, at der også gælder særskilte lovregler der regulerer brugen af videoovervågning, herunder krav til skiltning.
Videoovervågning skal altid ske på et informeret og gennemsigtigt grundlag
Ifølge det Europæiske Databeskyttelsesråd skal virksomheder altid grundigt overveje de såkaldte databeskyttelsesprincipper før der bliver indført videoovervågning. Principperne indebærer eksempelvis, at virksomheder skal sikre at behandling sker på et fair, gennemsigtigt og lovligt grundlag, men også at behandling er begrænset til det anførte formål og til hvad der er nødvendigt i den forbindelse.
Som led i undersøgelserne af den multinationale tøjvirksomheds brug af videoovervågning over for flere hundrede medarbejdere, stillede det svenske datatilsyn derfor spørgsmål til at afklare:
- Hvornår bliver videoovervågningen foretaget og hvorfor?
- Sker videoovervågning i realtid og hvor længe bliver optagelserne opbevaret?
- Hvad er formålet med videoovervågningen og var der andre alternativer?
- Hvad er behandlingsgrundlaget og hvordan bliver medarbejderne informeret?
Som led i at sikre, at virksomheder giver medarbejderne den nødvendige information på en letforståelig måde, er det anbefalet at give informationerne i to lag: det første lag er skiltningen i sig selv og det andet lag er de obligatoriske detaljer, der gives på anden måde.
IUNO mener
Medarbejdere forventer for det meste ikke at blive overvåget på deres arbejdsplads, og brugen af videoovervågning er utvivlsomt et væsentligt indgreb i deres rettigheder. I den nævnte beslutning fra det tyske datatilsyn blev det understreget, at virksomheden havde optaget essentielle detaljer om medarbejdernes privatliv, herunder deres ferier, sygefravær, familieproblemer og religion.
IUNO anbefaler at virksomheder forsigtigt overvejer alle omstændigheder involveret ved nuværende eller fremtidig brug af videoovervågning, både i lyset af de gældende databeskyttelsesregler men også i lyset af restriktioner under ansættelsesretten. For at lette den administrative byrde og risikoen for brud på reglerne kan virksomheder med fordel implementere effektive systemer og rutiner for at sikre fokus på de mange rettigheder og forpligtelser i spil.
Selvom mange medarbejdere måske ikke har noget imod brug af videoovervågning på arbejdspladsen af sikkerhedshensyn eller andre årsager, skal de nødvendige sikkerhedsforanstaltninger altid iværksættes for at undgå misbrug til uventede eller helt andre årsager, som for eksempel markedsføringsformål eller overvågning af medarbejdernes præstation.
I Danmark, Sverige og Norge er videoovervågning en kontrolforanstaltning over for medarbejderne. Udover at sørge for at overholde de gældende databeskyttelsesregler, skal virksomheder derfor også først og fremmest sørge for at overholde nationale regler og begrænsninger før der iværksættes overvågning på arbejdspladsen. Forpligtelser kan omfatte, men er ikke begrænsede til, krav til forudgående information til medarbejderne, at overvågningen ikke må være krænkende over for medarbejderne, men kan også udløse krav til forhandling.
Derudover gælder der begrænsninger under de forskellige regelsæt i de nordiske lande i forhold til hvor længe optagelserne kan opbevares. Optagelser skal aldrig opbevares længere end nødvendigt, men i Danmark er udgangspunktet normalt 72 timer, mens hovedreglen i Sverige er 3 dage og for Norge bør optagelserne ikke gemmes i mere end én uge. Når der er tale om optagelser til kriminalitetsforebyggende formål, må opbevaringsperioden ikke overstige 30 dage i alle tre lande. Virksomheder skal i alle tre lande være opmærksomme på, at der også gælder særskilte lovregler der regulerer brugen af videoovervågning, herunder krav til skiltning.
Videoovervågning skal altid ske på et informeret og gennemsigtigt grundlag
Ifølge det Europæiske Databeskyttelsesråd skal virksomheder altid grundigt overveje de såkaldte databeskyttelsesprincipper før der bliver indført videoovervågning. Principperne indebærer eksempelvis, at virksomheder skal sikre at behandling sker på et fair, gennemsigtigt og lovligt grundlag, men også at behandling er begrænset til det anførte formål og til hvad der er nødvendigt i den forbindelse.
Som led i undersøgelserne af den multinationale tøjvirksomheds brug af videoovervågning over for flere hundrede medarbejdere, stillede det svenske datatilsyn derfor spørgsmål til at afklare:
- Hvornår bliver videoovervågningen foretaget og hvorfor?
- Sker videoovervågning i realtid og hvor længe bliver optagelserne opbevaret?
- Hvad er formålet med videoovervågningen og var der andre alternativer?
- Hvad er behandlingsgrundlaget og hvordan bliver medarbejderne informeret?
Som led i at sikre, at virksomheder giver medarbejderne den nødvendige information på en letforståelig måde, er det anbefalet at give informationerne i to lag: det første lag er skiltningen i sig selv og det andet lag er de obligatoriske detaljer, der gives på anden måde.
IUNO mener
Medarbejdere forventer for det meste ikke at blive overvåget på deres arbejdsplads, og brugen af videoovervågning er utvivlsomt et væsentligt indgreb i deres rettigheder. I den nævnte beslutning fra det tyske datatilsyn blev det understreget, at virksomheden havde optaget essentielle detaljer om medarbejdernes privatliv, herunder deres ferier, sygefravær, familieproblemer og religion.
IUNO anbefaler at virksomheder forsigtigt overvejer alle omstændigheder involveret ved nuværende eller fremtidig brug af videoovervågning, både i lyset af de gældende databeskyttelsesregler men også i lyset af restriktioner under ansættelsesretten. For at lette den administrative byrde og risikoen for brud på reglerne kan virksomheder med fordel implementere effektive systemer og rutiner for at sikre fokus på de mange rettigheder og forpligtelser i spil.
