Bedre beskyttelse med baggrundstjek
Stadig flere virksomheder har fokus på at øge beskyttelsen af fortrolige oplysninger. Det gælder både for virksomheder, hvor misbrug kan få samfundsmæssige konsekvenser, men selvfølgelig også helt generelt, især i konkurrenceprægede brancher. I den forbindelse spiller medarbejdere selvsagt en central rolle. Her kan et baggrundstjek være ét blandt flere sikkerhedsforanstaltninger, som virksomheder kan få glæde af – forudsat at databeskyttelsesreglerne er overholdt.
Rekrutteringsprocessen er ofte forskellig alt efter hvilken type virksomhed, der er tale om. Der kan kræves IQ- og personlighedstests, men der kan efter omstændighederne også udføres et baggrundstjek. Udover at sikre det rigtige match, kan et baggrundstjek hjælpe med at øge beskyttelsen af fortrolige oplysninger, som den endelige kandidat bliver lukket ind til.
I den forbindelse, skal virksomheder indrette et baggrundstjek efter databeskyttelsesreglerne, når oplysningerne bliver registreret. Det gælder uanset, om baggrundstjekket foretages af virksomheden eller en tredjepart.
Legitim interesse er tit udgangspunktet
Et baggrundstjek skal være nødvendigt og proportionalt. Det forudsætter en konkret vurdering af hver type oplysning, fordi et baggrundstjek ofte er af varierende omfang. Eksempler på kategorier af oplysninger omfatter:
- Referencer fra tidligere arbejdspladser
- Straffeattest eller børneattest
- Billedlegitimation
- Verificering af uddannelsessted
- Oplysninger fra RKI-registret
- Offentligt tilgængelige oplysninger (fx fra sociale medier)
Retsgrundlaget er ofte virksomhedens legitime interesse. Årsagen er at samtykke i ansættelsesforhold sjældent kan leve op til betingelsen om at være frivilligt afgivet. Men, der kan også være andre retsgrundlag i spil hvis der eksempelvis er tale om oplysninger om lovovertrædelser, følsomme oplysninger eller fortrolige oplysninger, såsom CPR-nummer.
Når retsgrundlaget for behandlingsaktiviteten er legitim interesse, kræver det en interesseafvejning. Interesseafvejningen kræver, at virksomhedens behandlingsbehov bliver vejet mod jobansøgerens. Her har det betydning hvilken oplysning der er tale om, hvad formålet er og om behandlingen giver anledning til konsekvenser for jobansøgeren.
IUNO mener
Udover at have retsgrundlaget på plads, skal virksomheder også huske på de andre databeskyttelsesforpligtelser. Virksomheder skal blandt andet også overholde oplysningspligten og reglerne om opbevaringsbegrænsning, når der udføres et baggrundstjek. Netop derfor, har mange virksomheder en målrettet oplysningsskrivelse, som kan udleveres som led i rekrutteringsprocessen.
IUNO anbefaler, at virksomheder har retningslinjer for, hvordan der skal foretages et baggrundstjek ved rekruttering. Det kan eksempelvis afhænge af hvilken stilling, der er tale om. Retningslinjerne skal sikre, at der bliver foretaget konkrete vurderinger af hvornår i ansøgningsprocessen og til hvilke formål, der indhentes de forskellige oplysninger.
Rekrutteringsprocessen er ofte forskellig alt efter hvilken type virksomhed, der er tale om. Der kan kræves IQ- og personlighedstests, men der kan efter omstændighederne også udføres et baggrundstjek. Udover at sikre det rigtige match, kan et baggrundstjek hjælpe med at øge beskyttelsen af fortrolige oplysninger, som den endelige kandidat bliver lukket ind til.
I den forbindelse, skal virksomheder indrette et baggrundstjek efter databeskyttelsesreglerne, når oplysningerne bliver registreret. Det gælder uanset, om baggrundstjekket foretages af virksomheden eller en tredjepart.
Legitim interesse er tit udgangspunktet
Et baggrundstjek skal være nødvendigt og proportionalt. Det forudsætter en konkret vurdering af hver type oplysning, fordi et baggrundstjek ofte er af varierende omfang. Eksempler på kategorier af oplysninger omfatter:
- Referencer fra tidligere arbejdspladser
- Straffeattest eller børneattest
- Billedlegitimation
- Verificering af uddannelsessted
- Oplysninger fra RKI-registret
- Offentligt tilgængelige oplysninger (fx fra sociale medier)
Retsgrundlaget er ofte virksomhedens legitime interesse. Årsagen er at samtykke i ansættelsesforhold sjældent kan leve op til betingelsen om at være frivilligt afgivet. Men, der kan også være andre retsgrundlag i spil hvis der eksempelvis er tale om oplysninger om lovovertrædelser, følsomme oplysninger eller fortrolige oplysninger, såsom CPR-nummer.
Når retsgrundlaget for behandlingsaktiviteten er legitim interesse, kræver det en interesseafvejning. Interesseafvejningen kræver, at virksomhedens behandlingsbehov bliver vejet mod jobansøgerens. Her har det betydning hvilken oplysning der er tale om, hvad formålet er og om behandlingen giver anledning til konsekvenser for jobansøgeren.
IUNO mener
Udover at have retsgrundlaget på plads, skal virksomheder også huske på de andre databeskyttelsesforpligtelser. Virksomheder skal blandt andet også overholde oplysningspligten og reglerne om opbevaringsbegrænsning, når der udføres et baggrundstjek. Netop derfor, har mange virksomheder en målrettet oplysningsskrivelse, som kan udleveres som led i rekrutteringsprocessen.
IUNO anbefaler, at virksomheder har retningslinjer for, hvordan der skal foretages et baggrundstjek ved rekruttering. Det kan eksempelvis afhænge af hvilken stilling, der er tale om. Retningslinjerne skal sikre, at der bliver foretaget konkrete vurderinger af hvornår i ansøgningsprocessen og til hvilke formål, der indhentes de forskellige oplysninger.
