Hvor længe kan virksomheder opbevare oplysninger om jobansøgere?

Efter tilsyn hos tre forskellige virksomheder, hvor Datatilsynet netop fokuserede på behandling af oplysninger om jobansøgere efter rekrutteringsprocessen, har Datatilsynet nu besluttet at udpensle de retningslinjer, der gælder under databeskyttelsesreglerne. Det skyldtes, at Datatilsynet efter de udførte tilsyn kunne konstatere, at jobansøgernes oplysninger blev behandlet efter rekrutteringsprocessens afslutning, selvom de pågældende ikke var blevet tilbudt en stilling.

Virksomhederne behandlede oplysningerne om jobansøgerne med henvisning til, at det var nødvendigt at dokumentere rekrutteringsforløbet eller med henvisning til senere at kunne tilbyde jobansøgerne en lignende stilling. På den baggrund opbevarede virksomhederne oplysningerne om jobansøgerne fra tre måneder til to år efter, dog sådan at personlighedstests blev slettet efter et halv år. Datatilsynet var enig i, at de valgte opbevaringsperioder var saglige.

Spørgsmålet er herefter, hvordan virksomheder helt konkret kan sikre, at anvendte opbevaringsperioder også er korrekte, og i overensstemmelse med Datatilsynets retningslinjer.

Formål og forklaring for opbevaring er afgørende

Hovedreglen for opbevaring af oplysninger om jobansøgere er, at virksomheder skal slette oplysningerne, når det ikke længere er nødvendigt at opbevare dem.

Det kan være nødvendigt at opbevare oplysningerne, for at virksomheder kan dokumentere rekrutteringsprocessen, for eksempel hvis forløbet skal dokumenteres for Ligebehandlingsnævnet eller lignende. I det tilfælde, kan virksomheder opbevare oplysningerne i op til tre år efter rekrutteringsprocessen, for de jobansøgere der ikke fik stillingen. Efter omstændighederne, kan der dog også være særlige grunde til at opbevare oplysningerne endnu længere. Modsat kan virksomheder også vurdere, at en kortere opbevaringsperiode er tilstrækkelig, og herefter eksempelvis nøjes med at opbevare oplysningerne i et halv år efter.

Hvis formålet med at opbevare jobansøgernes oplysninger derimod er, at kunne tilbyde en anden stilling senere hen, kræver det imidlertid flere foranstaltninger. Opbevaring i det tilfælde forudsætter nemlig, at virksomheden indhenter et samtykke fra jobansøgeren. Samtykket bør indeholde information om, hvor længe oplysningerne vil gemmes og skal selvfølgelig opfylde databeskyttelsesreglernes øvrige krav. Igen er det dog fortsat vigtigt, at virksomheden kun beder om samtykke til at opbevare oplysningerne i en relevant periode.

IUNO mener

Hvor længe oplysninger om jobansøgere skal opbevares efter rekrutteringsprocessen kræver en konkret vurdering af formålet. Afgørende for Datatilsynet er, at virksomheder kan forklare hvorfor den anvendte opbevaringsperiode er valgt, og at vurderingen er skrevet ned. Det gælder især, hvis virksomheder anvender længere opbevaringsperioder, såsom perioder på over tre år.

IUNO anbefaler desuden, at virksomheder sikrer at jobansøgere i alle tilfælde bliver godt informeret om, hvordan deres oplysninger bliver behandlet som led i rekrutteringsprocessen. Oplysningerne kan med fordel gives i en politik, hvor jobansøgerne bliver oplyst om hvilke oplysninger virksomheden vil behandle, hvordan og hvor længe de vil blive opbevaret og om der vil ske udveksling af oplysningerne med andre modtagere etc.

[Datatilsynets afgørelse om Kræftens Bekæmpelses behandling af personoplysninger i forbindelse med rekruttering af den 2. marts 2021, Datatilsynets afgørelse om Fødevarestyrelsens behandling af personoplysninger i forbindelse med rekruttering af den 2. marts 2021 og Datatilsynets afgørelse om Carlsberg Danmark A/S' behandling af oplysninger om ansøgere af den 25. maj 2021].