Coronavirus og hjemmearbejdspladsen

De fleste virksomheder befinder sig i øjeblikket i en situation uden fortilfælde, hvilket giver anledning til en række nye spørgsmål og udfordringer inden for en række områder, herunder den – for mange - nye hjemmearbejdsplads. Med den seneste forlængelse af de iværksatte foranstaltninger, der skal forhindre smittespredning af coronavirus (COVID-19), vil mange medarbejdere derfor nu skulle indstille sig på at arbejde hjemmefra til og med i hvert fald den 13. april 2020.

Husk arbejdsmiljøet

Virksomheder skal i den forbindelse først og fremmest være opmærksomme på, at de almindelige pligter under arbejdsmiljølovgivningen også gælder, når medarbejderen arbejder hjemmefra. De almindelige pligter indebærer helt overordnet, at virksomheder har pligt til at sørge for og medvirke til, at arbejdsforholdene på hjemmearbejdspladsen er sikkerheds- og sundhedsmæssigt fuldt forsvarlige. Hvis medarbejderen har flere arbejdsgivere, har virksomhederne i den forbindelse en samarbejdspligt.

Derimod vil virksomheder, hvor medarbejderne hverken helt eller delvist regelmæssigt plejede at arbejde hjemmefra, imidlertid ikke omfattes af arbejdsmiljølovgivningens særlige regler for indretning af hjemmearbejdspladsen. Det skyldes, at arbejdsmiljølovgivningen ikke stiller samme krav hertil, når der er tale om hjemmearbejde i mindre omfang, hvilket formentlig er tilfældet i den nuværende tidsbegrænsede situation.

Som led i overholdelse af arbejdsmiljølovgivningens forpligtelser skal virksomheder herefter sikre overholdelse af reglerne for skærmarbejde, krav til arbejdspladsvurdering (APV), sundheds- og sikkerhedsarbejde, hvileperiode og fridøgn mv. I forhold til krav om udarbejdelse af en APV har Arbejdstilsynet direkte udtalt, at virksomheder uanset den nuværende situation fortsat er forpligtede til at udarbejde en APV. Modsat har Arbejdstilsynet dog udtalt, at virksomheder har mulighed for at udsætte valg af arbejdsmiljørepræsentanter indtil, det bliver muligt at afholde valg igen, også selvom det betyder, at toårs fristen overskrides. I forhold til hvileperiode og fridøgn har Arbejdstilsynet endelig bemærket, at der er adgang til at fravige reglerne om, at medarbejdere skal have en hvileperiode på mindst 11 sammenhængende timer i døgnet og et ugentligt fridøgn, hvis virksomheder har konkrete arbejdsprocesser, som er ekstraordinært arbejdsbelastede på grund af coronavirussen. Det betyder, at virksomheder, der kommer under særligt arbejdspres, har adgang til at opretholde deres aktiviteter.

Arbejdstilsynet har klart tilkendegivet, at selvom de normalt ikke vil føre tilsyn i medarbejderens private hjem, vil der udføres tilsyn i tilfælde af alvorlige ulykker og klager.

Øget fokus på databeskyttelse 

Udover arbejdsmiljølovgivningens almindelige pligter kan hjemmearbejdet samtidig resultere i store udfordringer for både det tekniske og organisatoriske sikkerhedsniveau. Virksomheder skal derfor samtidig sikre iværksættelse af de rette sikkerhedsforanstaltninger, som blandt andet følger af persondatareglerne, når medarbejderne arbejder hjemmefra. I den forbindelse skal virksomheder især være opmærksomme på:

• At sikkerhedsniveauet skal modsvare det øgede trusselsbillede mod Danmark
• At processer for fjernadgang sikres, og at medarbejdere er bekendte hermed
• At infrastruktur understøtter fjernadgang, og at I har tilstrækkelig kapacitet, licenser, mv.
• At der stilles tilstrækkelige krav til sikring af fysiske sikkerhedsniveau
• At der sikres jævnlige systemopdateringer

I lyset af at størstedelen af databrud opstår som led i forretningsrejser og hjemmearbejde, kan jeres medarbejdere samtidig bidrage til at sikre jeres overholdelse af persondatareglerne ved eksempelvis at have særligt fokus på:

• Udelukkende at benytte de sikre kommunikationskanaler I stiller til rådighed
• Overholdelse af de krav og sikkerhedspolitikker I stiller til rådighed
• Sikring af fjernadgang, brug af kryptering og jævnlige systemopdateringer
• Sikring af fysisk adgang til computeren i overensstemmelse med jeres retningslinjer

Hjemmearbejde fra udlandet

For medarbejdere, der bor i et EU/EØS-land og arbejder i et andet EU/EØS-land, kan hjemmearbejde rejse særlige spørgsmål om social sikring og skat.

I forhold til social sikring har Udbetaling Danmark allerede oplyst, at hjemmearbejde på grund af coronavirus ikke kommer til at påvirke den sociale sikring, da hjemmearbejde anses for nødvendig for at mindske smittespredningen. Virksomheder med medarbejdere, der eksempelvis bor i Sverige og arbejder i Danmark, vil derfor ikke opleve, at der sker ændringer i deres sociale sikring på trods af hjemmearbejde.

Samme medarbejdere kan også risikere, at hjemmearbejde kan påvirke deres skattemæssige forhold. Spørgsmålet er dog fortsat uafklaret, da SKAT endnu ikke har taget stilling til, hvilke skattemæssige konsekvenser det kan få for pendlere. Virksomheder bør derfor være opmærksomme på, at medarbejdere, der er blevet bedt om at arbejde hjemmefra, kan risikere skattemæssige ændringer. 

IUNO mener

Den nuværende situation har ingen fortilfælde, og virksomheder skal derfor sammen med medarbejderne sikre, at den midlertidige hjemmearbejdsplads sikres bedst muligt til påske og potentielt i en endnu længere periode. Virksomheder bør derfor sikre en løbende dialog med medarbejderne og søge at afhjælpe eventuelle gener, der måtte opstå som led i den nye hjemmearbejdsplads. 

IUNO anbefaler desuden, at virksomheder fastsætter klare retningslinjer, der sikrer, at persondata fortsat behandles forsvarligt når medarbejderne arbejder hjemmefra. Det er samtidig vigtigt, at virksomheder også fører aktivt tilsyn med, at retningslinjerne faktisk overholdes i praksis. Læs mere om, hvordan vi kan hjælpe jer med at sikre overholdelse af persondatareglerne her.