Datatilsynet udsteder retningslinjer vedrørende adgang til fratrådte medarbejderes e-mails

Retningslinjerne gælder i de tilfælde, hvor andet ikke konkret måtte være aftalt mellem arbejdsgiveren og medarbejderen.

Det fremgår af retningslinjerne at:

En fratrådt medarbejders e-mail konto kun må holdes åben i en kort periode som mulig, og denne periode kan ikke overstige 12 måneder. De 12 måneder regnes formentlig fra det tidspunkt, hvor medarbejderen ophører med at arbejde, uanset at han/hun modtager løn i en periode derefter.

Så snart medarbejderen har forladt arbejdspladsen og ikke længere har adgang til sin e-mail konto, skal der sættes et auto-svar på med besked om, at medarbejderen ikke længere er ansat.

E-mail kontoen må kun benyttes til at modtage e-mails. Hvis der er tale om private e-mails, må disse dog godt videresendes til medarbejderens private e-mail konto.

Kun en enkelt eller ganske få betroede medarbejdere bør have adgang til den fratrådte medarbejders e-mail konto.

Oplysninger om medarbejderens e-mail adresse skal hurtigst muligt fjernes fra virksomhedens hjemmeside og andre offentligt tilgængelige informationssteder.

Persondatalovens regler, herunder reglerne om oplysningspligt, indsigt mv., skal overholdes, hvis virksomheden holder den fratrådte medarbejders e-mail konto åben. Hvad angår oplysningspligten kan denne fremgå af virksomhedens IT-politik, og Datatilsynet anbefaler da også, at virksomheden fastsætter retningslinjer for håndteringen af fratrådte medarbejderes e-mail konti.

Det skal understreges, at Datatilsynet ikke forholder sig til, om virksomheden må læse den fratrådte medarbejders private e-mails, da dette skal vurderes i henhold til straffelovens bestemmelser. Det klare udgangspunkt er dog, at det kan virksomheden ikke.

[Datatilsynets retningslinjer er offentliggjort på Datatilsynets hjemmeside den 24. maj 2011]