DA
HR-jura Teknologi

Datatilsynet udsteder retningslinjer vedrørende adgang til fratrådte medarbejderes e-mails

logo
Juranyt
calendar 29. maj 2011
globus Danmark

Datatilsynet har netop offentliggjort retningslinjer for hvor længe en arbejdsgiver må holde en fratrådt medarbejders e-mail konto åben, hvem der bør have adgang til kontoen, og hvad kontoen må bruges til.
Som følge af flere sager hos Datatilsynet vedrørende arbejdsgiverens behandling af en fratrådt medarbejders e-mail konto, har Datatilsynet fastlagt nogle retningslinjer vedrørende håndteringen heraf.

Retningslinjerne gælder i de tilfælde, hvor andet ikke konkret måtte være aftalt mellem arbejdsgiveren og medarbejderen.

Det fremgår af retningslinjerne at:

En fratrådt medarbejders e-mail konto kun må holdes åben i en kort periode som mulig, og denne periode kan ikke overstige 12 måneder. De 12 måneder regnes formentlig fra det tidspunkt, hvor medarbejderen ophører med at arbejde, uanset at han/hun modtager løn i en periode derefter.

Så snart medarbejderen har forladt arbejdspladsen og ikke længere har adgang til sin e-mail konto, skal der sættes et auto-svar på med besked om, at medarbejderen ikke længere er ansat.

E-mail kontoen må kun benyttes til at modtage e-mails. Hvis der er tale om private e-mails, må disse dog godt videresendes til medarbejderens private e-mail konto.

Kun en enkelt eller ganske få betroede medarbejdere bør have adgang til den fratrådte medarbejders e-mail konto.

Oplysninger om medarbejderens e-mail adresse skal hurtigst muligt fjernes fra virksomhedens hjemmeside, og andre offentligt tilgængelige informationssteder.

Persondatalovens regler, herunder reglerne om oplysningspligt, indsigt mv., skal overholdes, hvis virksomheden holder den fratrådte medarbejders e-mail konto åben. Hvad angår oplysningspligten, kan denne fremgå af virksomhedens IT-politik, og Datatilsynet anbefaler da også, at virksomheden fastsætter retningslinjer for håndteringen af fratrådte medarbejderes e-mail konti.

Det skal understreges, at Datatilsynet ikke forholder sig til, om virksomheden må læse den fratrådte medarbejders private e-mails, da dette skal vurderes i henhold til straffelovens bestemmelser. Det klare udgangspunkt er dog, at det kan virksomheden ikke.

[Datatilsynets retningslinjer er offentliggjort på Datatilsynets hjemmeside den 24. maj 2011]

Retningslinjerne gælder i de tilfælde, hvor andet ikke konkret måtte være aftalt mellem arbejdsgiveren og medarbejderen.

Det fremgår af retningslinjerne at:

En fratrådt medarbejders e-mail konto kun må holdes åben i en kort periode som mulig, og denne periode kan ikke overstige 12 måneder. De 12 måneder regnes formentlig fra det tidspunkt, hvor medarbejderen ophører med at arbejde, uanset at han/hun modtager løn i en periode derefter.

Så snart medarbejderen har forladt arbejdspladsen og ikke længere har adgang til sin e-mail konto, skal der sættes et auto-svar på med besked om, at medarbejderen ikke længere er ansat.

E-mail kontoen må kun benyttes til at modtage e-mails. Hvis der er tale om private e-mails, må disse dog godt videresendes til medarbejderens private e-mail konto.

Kun en enkelt eller ganske få betroede medarbejdere bør have adgang til den fratrådte medarbejders e-mail konto.

Oplysninger om medarbejderens e-mail adresse skal hurtigst muligt fjernes fra virksomhedens hjemmeside, og andre offentligt tilgængelige informationssteder.

Persondatalovens regler, herunder reglerne om oplysningspligt, indsigt mv., skal overholdes, hvis virksomheden holder den fratrådte medarbejders e-mail konto åben. Hvad angår oplysningspligten, kan denne fremgå af virksomhedens IT-politik, og Datatilsynet anbefaler da også, at virksomheden fastsætter retningslinjer for håndteringen af fratrådte medarbejderes e-mail konti.

Det skal understreges, at Datatilsynet ikke forholder sig til, om virksomheden må læse den fratrådte medarbejders private e-mails, da dette skal vurderes i henhold til straffelovens bestemmelser. Det klare udgangspunkt er dog, at det kan virksomheden ikke.

[Datatilsynets retningslinjer er offentliggjort på Datatilsynets hjemmeside den 24. maj 2011]

Modtag vores nyhedsbrev

Anders

Etgen Reitz

Partner

Lignende

logo
Litigation HR-jura

24. maj 2022

Virksomhed havde stoppet udbetaling af erstatning og skulle derfor betale renter

logo
Teknologi

19. maj 2022

Fratrådt medarbejders overdrevne indsigtsanmodning kunne godt afvises

logo
HR-jura

15. maj 2022

Lovligt at bortvise medarbejder for heroinmisbrug

logo
HR-jura

8. maj 2022

Nyt lovforslag introducerer nye orlovsformer og mere fleksibilitet

logo
Teknologi

5. maj 2022

Datatilsynet har indstillet bank til bøde på 10 millioner kr. for brud på sletteregler

logo
HR-jura

1. maj 2022

Ingen erstatning til virksomhed trods medarbejders illoyalitet

Holdet

Akina

Ørum Masaki

Juridisk assistent

Amalie

Starup Poulsen

Juridisk rådgiver

Anders

Etgen Reitz

Partner

Caroline

Wochner

Kommunikationsassistent

Cecillie

Groth Henriksen

Advokatfuldmægtig

Johan

Gustav Dein

Juridisk rådgiver

Julie

Meyer

Kommunikationsassistent

Katrine

Matilde Ahlberg Purhus

Advokatfuldmægtig

Kirsten

Astrup

Advokat

Mathilde

Baudry

Kommunikationsassistent

Sofie

Aurora Braut Bache

Advokat

Søren

Hessellund Klausen

Partner