DA
HR-jura Persondata

Datatilsynet udsteder retningslinjer vedrørende adgang til fratrådte medarbejderes e-mails

29. maj 2011

Datatilsynet har netop offentliggjort retningslinjer for hvor længe en arbejdsgiver må holde en fratrådt medarbejders e-mail konto åben, hvem der bør have adgang til kontoen, og hvad kontoen må bruges til.
Som følge af flere sager hos Datatilsynet vedrørende arbejdsgiverens behandling af en fratrådt medarbejders e-mail konto, har Datatilsynet fastlagt nogle retningslinjer vedrørende håndteringen heraf.

Retningslinjerne gælder i de tilfælde, hvor andet ikke konkret måtte være aftalt mellem arbejdsgiveren og medarbejderen.

Det fremgår af retningslinjerne at:

En fratrådt medarbejders e-mail konto kun må holdes åben i en kort periode som mulig, og denne periode kan ikke overstige 12 måneder. De 12 måneder regnes formentlig fra det tidspunkt, hvor medarbejderen ophører med at arbejde, uanset at han/hun modtager løn i en periode derefter.

Så snart medarbejderen har forladt arbejdspladsen og ikke længere har adgang til sin e-mail konto, skal der sættes et auto-svar på med besked om, at medarbejderen ikke længere er ansat.

E-mail kontoen må kun benyttes til at modtage e-mails. Hvis der er tale om private e-mails, må disse dog godt videresendes til medarbejderens private e-mail konto.

Kun en enkelt eller ganske få betroede medarbejdere bør have adgang til den fratrådte medarbejders e-mail konto.

Oplysninger om medarbejderens e-mail adresse skal hurtigst muligt fjernes fra virksomhedens hjemmeside, og andre offentligt tilgængelige informationssteder.

Persondatalovens regler, herunder reglerne om oplysningspligt, indsigt mv., skal overholdes, hvis virksomheden holder den fratrådte medarbejders e-mail konto åben. Hvad angår oplysningspligten, kan denne fremgå af virksomhedens IT-politik, og Datatilsynet anbefaler da også, at virksomheden fastsætter retningslinjer for håndteringen af fratrådte medarbejderes e-mail konti.

Det skal understreges, at Datatilsynet ikke forholder sig til, om virksomheden må læse den fratrådte medarbejders private e-mails, da dette skal vurderes i henhold til straffelovens bestemmelser. Det klare udgangspunkt er dog, at det kan virksomheden ikke.

[Datatilsynets retningslinjer er offentliggjort på Datatilsynets hjemmeside den 24. maj 2011]

Modtag vores nyhedsbrev

Anders

Etgen Reitz

Partner

Lignende nyt

logo
Persondata

24. maj 2019

Må virksomheder overvåge, om medarbejderne overholder persondatareglerne?

logo
HR-jura

23. maj 2019

EU-Domstolen: Arbejdsgivere skal registrere medarbejdernes arbejdstid

logo
HR-jura

16. maj 2019

Opsigelse af fleksjobber var ikke forskelsbehandling

logo
HR-jura

10. maj 2019

Opsigelse af enlig mor var forskelsbehandling

logo
HR-jura

1. maj 2019

Ændring af arbejdsskadesikringsloven vedtaget: Lempeligere vurdering af arbejdsulykker

logo
HR-jura

26. april 2019

Flyselskabs sygefraværspolitik lå inden for ledelsesretten

Events

logo
HR-jura
30. oktober 2019

Morgenmøde om omstruktureringer i de nordiske lande (London)

logo
HR-jura
18. september 2019

Morgenmøde om omstruktureringer i de nordiske lande (Engelsk) (Helsinki)

logo
HR-jura
3. september 2019

Morgenmøde om omstruktureringer i de nordiske lande (Engelsk) (Stockholm)

logo
HR-jura
2. september 2019

Morgenmøde om omstruktureringer i de nordiske lande (Engelsk)

logo
HR-jura
2. september 2019

Livestream om omstruktureringer i de nordiske lande (Engelsk)

logo
HR-jura
30. januar 2019

Morgenmøde om den nye ferielov 2019

// COOKIE INFORMATION POPUP SCRIPT